Aquisições
* Aquisição de bens ou serviços, incluindo compras e terceirização.
* Representa uma relação legal fora do ambiente organizacional.
* Geralmente não é responsabilidade do GP
* Causa problemas se não tiver integração (Sem insumos não tem processo)
* Em alguns ambientes (?) regulamentos causam problemas.
Procurement (aquisição) Planning | Make , Make or buy decision |
Solicitation Planning | Issue RFP |
Solicitation | Receive proposals |
Source Selection | Award Contract |
Contract Administration | Complete Substantial amount of work |
Contract Close-Out | Formally close contract |
- Planejar compras e aquisições
Analise fazer ou comprar -> Plano de aquisições (O que ... , quando ... vou comprar ?)
Estratégias:
- Selecionar fornecedores preferenciais e deles adquirir o maior número possível de itens.
- Proceder aquisições com base nos menores custos, criando cotas máximas de participação. à para itens críticos no projeto
- Adquirir localmente o maior nº de itens possível.
- Empregar sistema quase-aleatório de seleção de fornecedores. à amplo para participação, mas com critérios para seleção.
- Seleção de fornecedores, pré-qualificação
- identificação do tipo de contrato. -> o mais benéfico para o projeto.
- convite / conferencia / anúncio
- recebimento de propostas
- avaliação de risco do contrato.
- Negociação (as vezes o dep. De compra faz)
- "Adjudicação", celebração do contrato.
- Protestos
Terceirização – Outsourcing: Para reduzir tantos custos fixos como recorrentes, para permitir que a organização cliente foque no seu negócio central, para ter acesso a habilidades e tecnologias, proporcionar flexibilidade, aumentar a contabilidade.
- Planejar contratações
Saída: Critério de avaliação (Quem vai ganhar)
Declaração de trabalho (SOW) Descrição do ambiente de trabalho, como se trabalha, horário, roupas. Não é obrigatório, deve fornecer aos proponentes um melhor entendimento das expectativas do comprador.
Deve ter detalhamento o tão seja necessário. Nem mais , nem menos.
* Planejamento da solicitação envolve preparar vários documentos.
RFQ – Request for quotation/bid - + usado para commodities(preço – produto bem definido)
RFP – Request for proposal – Competência. (solução – solução pode ser atendida de várias formas)
SOW – Declaração de trabalho
- Solicitar propostas de fornecedores
Obtenção de propostas de fornecedores prospectivos.
Uma Conferência de fornecedores pode ajudar a clarificar as expectativas do comprador.
Ferramentas: reuniões com licitantes, anúncios, desenvolver lista de fornecedores qualificados.
Saída: Lista de fornecedores, Propostas.
Estimativas independentes – estimativas obtidas sem a influência externa da área de compras para comparar com a resposta aos fornecedores para avaliar as distorções.
- Selecionar fornecedores
Fornecedores selecionados, contrato, plano de gerenciamento de contratos, disponibilidade de recursos, plano de aquisições, mudanças solicitadas.
Seleção de fornecedores envolve: Avaliação das propostas, negociação do contrato (Protocol / Probing / Bargainning / Closure / Agreement / Deadline / Missing man / Fait acomplit)
Escolha da melhor (WIN-WIN ou balancear custos + parceria)
Tipos de contrato (EUA)
- Preço fixo (fixed price ou lump sum) Envolve um preço fixo total para um produto ou serviço bem definido. Risco Vendedor +++, comprador ---
- Entrega indefinida: condições fixas, quantidades e datas variáveis)
- Indenização de horas trabalhadas : (unit price contract) Não se pode determinar o esforço necessário. Requer que o comprador pague ao vendedor uma quantia pré-determinada por unidade de serviço.
- Acordo prévio: Define normas básicas quando diversos contratos serão celebrados com o mesmo fornecedor
- indenização de custos: (Cost reimbursable) Envolve pagamento por custos diretos e indiretos (Parcial / integral, como ou sem incentivo)
– Cost plus incentive fee: (CPIF) O comprador paga ao vendedor pelos custos permitidos mais uma taxa predeterminada e um bônus de incentivo.
- Cost plus fixed fee (CPFF) : O comprador paga ao vendedor pelos custos permitidos mais uma taxa fixa geralmente baseado em um percentual dos custos estimados.
- Cost plus percentage of costs (CPPC): O comprador paga ao vendedor pelos custos permitidos mais um percentual predeterminado baseado nos custos totais.
* Custo mais percentual representa o maior risco para o comprador.
* Solicitação de cotação (RFQ) é usado para consultar o mercado sobre o preço de um produto ou serviço visando atender a um requisito pré-estabelecido.
* Solicitação de preços (IFB) -> quando já quer comprar.
- Administrar contratos
Assegura que o desempenho do fornecedor atende as exigências contratuais.
Importante ter profissionais da área jurídica para elaboração e administração.
Os tópicos precisam ser conhecidos pelo gerente do projeto.
As mudanças precisam ser documentadas por escrito e incluir uma análise de impacto.
Material breech – Cláusulas que anulam o contrato.
- Encerramento do contrato
. Verificação do produto para determinar se todo o trabalho foi completado de forma correta e satisfatória.
. Arquivar informações para uso futuro.
. Auditorias de aquisição identificam lições aprendidas no processo.
- Encerramento do projeto:
. Aceitação formal e cerimonial
. Arquivo dos registros / Banco de dados
. Os propósitos do projeto foram atingidos? (metas / métrica )
. Análise das lições aprendidas
. Avaliação do time / re-alocação
. Revisão da metodologia.
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